Aangekondigde of onverwachte arbeidsinspectie? Vermijd stress en zorg vooraf voor de nodige documenten en aangiften. Zo kan je onmiddellijk het gevraagde aan de inspecteur voorleggen.
5 “to do’s” ter voorbereiding van een arbeidsinspectie:
- Het arbeidsreglement
Ook al werk je enkel met studenten of heb je slechts 1 vaste medewerker in dienst, het arbeidsreglement is een absolute must. Dit document bevat alle rechten en plichten van werknemer en werkgever binnen de onderneming. Het moet zowel aanwezig zijn op de werkvloer als in bestelwagens of op werven. Zorg dat je arbeidsreglement helemaal ‘up to date’ is en werd geregistreerd bij de inspectie van de sociale wetten.
- Verplichtingen voor deeltijdsen
Start je deeltijdse medewerker soms wat vroeger of werkt hij/zij net wat langer, dan controleert de inspecteur zeker het verplichte afwijkingsregister. In dit document noteer je alle afwijkingen op het overeengekomen uurrooster. Ook de deeltijdse arbeidsovereenkomst moet je steeds kunnen voorleggen. Voor medewerkers met een variabele tewerkstelling moet het toepasselijke uurrooster vooraf uithangen.
- Loonbarema’s respecteren
Welke loonafspraken je met je medewerker ook maakt, het bruto uur- of maandloon moet minstens het minimum bedragen dat per sector wordt bepaald. Controleer regelmatig of dit nog het geval is. Loonregularisaties die meestal tot 3 jaar teruggaan in de tijd, kunnen een zware kost betekenen.
- Kosten eigen aan de werkgever
Deze vorm van vergoeding is wellicht het stokpaardje van de inspecteur. Vooral hoge kostenvergoedingen waarvoor geen verantwoording is, komen in het vizier en worden zonder pardon verworpen. Met bewijsstukken zoals facturen, parkeerbonnen, logboek dienstverplaatsingen, … kan je aantonen dat de terugbetaling gegrond is.
- Voordelen alle aard
Bedrijfswagen, smartphone, laptop,…. Beschikt je medewerker over een van deze werkmiddelen en mag hij die ook privé gebruiken? Zo ja, dan is er sprake van een voordeel waarop belastingen en RSZ verschuldigd zijn. Voor het niet (correct) aangeven van een bedrijfswagen zijn de boetes niet min. Bovenop de gewone bijdrage komt een sanctie die gelijk is aan tweemaal de normaal verschuldigde bijdrage.
Toch nog onzeker over je voorbereiding? Contacteer BizPlus. Wij helpen je op beide oren te slapen, ook bij een arbeidsinspectie.
