De start van het nieuwe jaar is traditioneel het moment om nieuwe regels in te voeren. In deze personeelstip staan we stil bij de strengere regelgeving rond kosten eigen aan de werkgever. Want sinds 1 januari 2022 wil de FOD Financiën hier meer klaarheid in scheppen.
Vroeger volstond het om het totaalbedrag van de terugbetaling te vermelden op de fiscale fiches. Vanaf nu vragen ze een gedetailleerd overzicht. Volg deze 3 tips en sta paraat bij een volgende controle.
Wat zijn kosten eigen aan de werkgever?
Maakt jouw medewerker een kost tijdens en in functie van het werk? Dan betaal je dit als werkgever terug. Er zijn twee mogelijkheden. Ofwel krijgt je medewerker een forfaitair bedrag. Ofwel krijgt jouw medewerker het exacte bedrag van de gemaakte kosten terug. Denk aan het gebruik van internet tijdens thuiswerk, verplaatsingen met de eigen wagen, parkeerkosten, … Zowat altijd zijn deze kosten vrijgesteld van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing.
3 tips om als werkgever deze kosten correct aan te geven
- Houd aankoopbewijzen bij en betaal effectief het exacte bedrag van de kosten terug aan de medewerker. Sla er geen slag in. Zo heb je steeds bewijsstukken bij de hand om aan te tonen dat jouw terugbetaling klopt.
- Stel een duidelijke policy op als je met forfaitaire terugbetalingen werkt. Omschrijf hierin gedetailleerd en duidelijk welke kosten in deze forfait vervat zitten.
- Vraag aan je sociaal secretariaat om alle kosten specifiek per categorie te vermelden op de loonfiche.
Contacteer Bizplus voor de puntjes op de i van jouw personeelsbeleid.
