ohan beschikt over een firmawagen met bijhorende tankkaart die hij ook voor privédoeleinden mag gebruiken. Dus ook tijdens de vakantie én in het buitenland, zo oordeelt Johan. Maar na zijn vakantie in Zuid-Frankrijk wordt hij door de personeelsdienst op het matje geroepen. De werkgever is van oordeel dat de brandstofkosten voor privéverplaatsingen in het buitenland ten laste van de werknemer komen. De werknemer daarentegen stelt dat hij een ongelimiteerd privégebruik geniet.
De vraag: wie heeft het bij het rechte eind?
Het antwoord: dat hangt af van de vastgelegde afspraken.
Als werkgever leg je de regels rond tanken vast
Als werkgever mag je perfect de praktische regels in verband met het privégebruik van de firmawagen naar eigen goeddunken vastleggen. Dus ook dat de werknemer de bijhorende tankkaart niet mag gebruiken in het buitenland en/of tijdens vakantieperiodes.
Schrijf alles neer in een car policy
Je hebt er alle belang bij om deze regels in een car policy op te nemen en te laten ondertekenen door beide partijen. Pleegt de werknemer een inbreuk op een van de bepalingen, dan kan je als werkgever jouw werknemer in gebreke stellen en eventueel een sanctie opleggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de terugbetaling van de kosten voor het niet-toegelaten gebruik van de tankkaart.
We keren even terug naar het verhaal van Johan. Zijn werkgever stelde geen car policy op en legde contractueel niets vast omtrent het gebruik van de tankkaart. Strikt genomen kan de werkgever in dit geval geen terugbetaling van de brandstofkosten eisen. De enige mogelijkheid is hierin trachten tot een akkoord te komen met de werknemer, eventueel met het argument dat deze verplichting in de onderneming voor alle medewerkers met een firmawagen geldt. Maar het blijft een onduidelijke situatie.
Om dergelijke problemen in de toekomst te vermijden, maakt de werkgever best zo snel mogelijk een duidelijke car policy op. Dan draait vakantie voor iedereen effectief rond bijtanken, zowel voor de werknemer zelf als voor jou en de collega’s die met plezier luisteren naar de leuke anekdotes.
Onze gouden tip: zet altijd zoveel mogelijk afspraken op papier. Ook over tanken in het buitenland.
Dringend tijd om alles klaar en duidelijk op papier te zetten voor jouw werknemers? Schakel BizPlus in voor het opstellen van je car policy. Neem nu contact op.
Meer weten? Stel je vragen aan ons. We helpen je graag verder.
