Een medewerker die regelmatig te laat komt. Een ziekteattest dat niet tijdig wordt bezorgd. Een gsm die tijdens de werkuren wel erg vaak bovenkomt. Gedrag tegenover collega’s of klanten waar je als werkgever niet tevreden over bent.
Het lijken soms kleine zaken. Tot ze zich blijven herhalen en de frustratie groeit.
Bij BizPlus krijgen we regelmatig vragen van werkgevers die op dat punt zijn beland. Ze willen optreden, maar merken dat afspraken nooit echt duidelijk zijn vastgelegd. Daardoor wordt een medewerker aanspreken plots een stuk moeilijker.
De beste aanpak begint daarom veel vroeger.
Maak duidelijk wat je verwacht
Wat voor jou vanzelfsprekend is, is dat voor een medewerker niet altijd.
Wanneer verwacht je een ziekteattest? Wat moet een medewerker doen wanneer hij te laat dreigt te komen? Wat zijn de afspraken rond privégebruik van de gsm tijdens de werkuren? Hoe ga je om met bedrijfswagens, internet en sociale media? Welk gedrag verwacht je tegenover collega’s en klanten?
Maak die verwachtingen vanaf het begin duidelijk. Leg belangrijke afspraken ook schriftelijk vast.
Je arbeidsreglement vormt daarvoor een belangrijke basis. Daarnaast zijn specifieke afspraken soms beter op hun plaats in een onthaalbrochure, gsm policy, internetpolicy, carpolicy of andere interne richtlijn.
Zo weet je medewerker waar hij aan toe is. Tegelijk heb je als werkgever een concrete basis wanneer afspraken niet worden nageleefd.
Wacht niet tot je geduld op is
Duidelijke afspraken op papier zijn één zaak. Ze consequent bespreken is minstens even belangrijk.
Een fout die we vaak zien, is dat kleine ergernissen lange tijd blijven liggen. Je merkt iets op. Je stoort je eraan. Toch zeg je niets. Tot dezelfde situatie zich opnieuw voordoet en de frustratie plots veel groter is.
Spreek een medewerker daarom tijdig aan wanneer iets niet loopt zoals afgesproken.
Een kort gesprek op het juiste moment voorkomt vaak dat een klein probleem blijft aanslepen. Bovendien krijgt je medewerker meteen de kans om zijn gedrag bij te sturen.
Maak van overleg een gewoonte
Een gesprek hoeft niet pas plaats te vinden wanneer er iets fout loopt.
Regelmatige overlegmomenten geven je de kans om te bespreken wat goed gaat en waar bijsturing nodig is. Dat hoeft geen uitgebreide vergadering te zijn. Een kort gesprek om de paar weken geeft vaak al waardevolle inzichten.
Combineer dat met minstens één uitgebreider groeigesprek per jaar. Bespreek prestaties, verwachtingen, samenwerking en ontwikkeling. Leg belangrijke afspraken kort schriftelijk vast. Kom er tijdens een volgend gesprek opnieuw op terug.
Zo bouw je stap voor stap aan een personeelsbeleid waarin verwachtingen bespreekbaar blijven.
Zorg dat je sterker staat wanneer het toch fout loopt
Zelfs met duidelijke afspraken en regelmatig overleg loopt een samenwerking soms moeilijk. Net dan merk je het verschil.
Je hebt afspraken vastgelegd. Je hebt problemen besproken. Je hebt gemaakte afspraken opgevolgd. Daardoor sta je veel sterker wanneer verdere stappen nodig zijn.
Begin dus niet pas met documenteren wanneer een personeelsprobleem uit de hand loopt.
Hoe duidelijk zijn jouw personeelsafspraken?
Wanneer heb je jouw arbeidsreglement voor het laatst kritisch bekeken? Sluiten je policies nog aan bij de dagelijkse werking? Zijn afspraken voor iedere medewerker duidelijk? En worden problemen binnen je team tijdig besproken?
BizPlus brengt structuur in jouw personeelsbeleid. We bekijken je arbeidsreglement en interne afspraken. We werken ontbrekende policies uit. We begeleiden je bij groeigesprekken en moeilijke personeelskwesties.
Pak personeelsproblemen aan vóór ze groter worden. Neem contact op met BizPlus en zorg voor afspraken waar je als werkgever echt op terugvalt.
