Een goed personeelsdossier is zeker geen overbodige administratie. Het is je beste houvast bij vragen over loon, verlof, evaluaties of bij sociale inspectie. Toch zien we dat veel KMO’s hun personeelsdossiers versnipperd bijhouden: een stukje op papier, wat in de mailbox, de rest in Excel, …
Een eenvoudig maar volledig dossier voorkomt misverstanden en bespaart je later veel tijd.
Wat moet er minstens in elk personeelsdossier zitten?
1. Arbeidsovereenkomst met functie, loon, arbeidsduur en handtekeningen.
2. Identiteits- en contactgegevens: kopie van de identiteitskaart, adres, telefoonnummer, noodcontact.
3. Functiebeschrijving: een duidelijk overzicht van de verantwoordelijkheden en verwachtingen.
4. Verlof- en afwezigheidsregistratie: vakantiedagen, ziekteattesten, ouderschapsverlof, …
5. Evaluaties & gesprekken: korte notities van functionerings- of groeigesprekken.
6. Informatie over loon en voordelen: een overzicht van de loonbrieven, extralegale voordelen en onkostenvergoedingen.
7. Opleidingen en attesten: gevolgde opleidingen, certificaten of veiligheidsattesten.
Tip van BizPlus
Werk met een vaste structuur of map per medewerker, digitaal. Gebruik dezelfde indeling voor iedereen, zodat je snel vindt wat je zoekt. En denk eraan: bewaar enkel wat relevant is, maar zorg er wel voor dat het dossier op elk moment up-to-date is.
Ondersteuning nodig?
BizPlus ondersteunt je graag bij het opzetten van een praktisch en wettelijk correct personeelsarchief. Zo behoud je overzicht en weet je zeker dat alles correct geregeld is.
