Mag een werkgever privémails inkijken die op het werk worden verstuurd? En hoe ver reikt het recht op controle tegenover het recht op privacy van de medewerker?
In principe mag je als werkgever niet zomaar de e-mails van medewerkers lezen. Toch kan het in bepaalde omstandigheden wél gerechtvaardigd zijn, mits je enkele belangrijke voorwaarden respecteert.
Controle moet proportioneel zijn
Elke vorm van toezicht op e-mailverkeer moet beperkt blijven tot wat strikt noodzakelijk is. De inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de medewerker moet zo klein mogelijk blijven en in verhouding staan tot het nagestreefde doel.
Wanneer privémails op het werk toegestaan zijn, kan je medewerkers vragen om deze duidelijk te onderscheiden van hun professionele communicatie.
Er moet een legitiem doel zijn
E-mailcontrole is enkel toegelaten als er een wettige reden achter zit, zoals het beschermen van de commerciële of financiële belangen van het bedrijf.
Ook om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen, mag je e-mails inkijken, bijvoorbeeld wanneer een medewerker afwezig is.
Daarnaast kan ook de beveiliging van het IT-netwerk een gegronde reden vormen om controle uit te oefenen.
Transparantie is essentieel
Medewerkers moeten vooraf duidelijk geïnformeerd worden over de mogelijkheid dat hun e-mails gecontroleerd kunnen worden. Ze moeten weten waarom en hoe die controle kan plaatsvinden.
Deze informatie hoort opgenomen te zijn in het arbeidsreglement of in een afzonderlijke policy. Belangrijk is dat je als werkgever kan aantonen dat je personeel correct werd geïnformeerd.
Wil je zeker zijn dat je dit helemaal correct aanpakt? BizPlus voorziet voor jou een aangepaste policy of een toevoeging aan het arbeidsreglement. Neem nu contact op.
