Elke medewerker krijgt van jou een professioneel e-mailadres. Logisch. Het gaat over het imago van je bedrijf en over het bewaken van de werk-privé-balans. Vraag is of jouw medewerker werk en privé effectief gescheiden houdt. De kans dat er al eens voor privédoeleinden via het e-mailadres van het werk gemaild wordt is groot. Met of zonder jouw toestemming als werkgever.
Nu komt de hamvraag. Mag je als werkgever privémails, die verstuurd zijn op de werkvloer, lezen?
Waar ligt met andere woorden het evenwicht tussen de controlebevoegdheid van jou als werkgever en het recht op privacy van jouw medewerker?
De principes rond controle van mailverkeer
Het uitgangspunt is dat je als werkgever de e-mails van je medewerkers niet zomaar mag lezen. Toch is het niet volledig uitgesloten. Als je tenminste rekening houdt met een aantal principes.
Het lezen van de e-mails moet proportioneel zijn
Het eerste principe luidt dat je je als werkgever zo weinig mogelijk inmengt in de privacy en dat een mogelijke inmenging in verhouding staat tot de doelstelling.
Heb je afgesproken dat privémails toegestaan zijn, dan kan je aan je medewerker vragen om deze te scheiden van de professionele e-mails. Via een apart mapje in het postvak bijvoorbeeld.
De controle van e-mails moet een wettig doel hebben
Mogelijke wettige doelen zijn handels- en financiële belangen.
Zo is het bijvoorbeeld toegestaan om e-mails van medewerkers te lezen om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren.
Ook de veiligheid van het IT-netwerksysteem kan een geldige reden zijn om e-mails te controleren.
Een transparante werkwijze is ‘key’
Leg vooraf duidelijke afspraken vast. Jouw medewerker moet duidelijk geïnformeerd worden over de mogelijkheid dat e-mails gelezen kunnen worden. Concreet moeten je medewerkers op de hoogte zijn van het doel en de manier waarop de controle kan gebeuren.
Neem dit op in het arbeidsreglement of in een afzonderlijke policy. Want je moet kunnen aantonen dat je medewerkers duidelijk werden geïnformeerd.
Wil je dit waterdicht op papier zetten? BizPlus doet dit voor jou. Neem nu contact op.
