Een WhatsApp-bericht beantwoorden, even door Facebook scrollen of snel een filmpje bekijken. Voor sommige medewerkers lijkt de gsm stilaan een vaste plaats te krijgen tijdens de werkuren.
Bij BizPlus krijgen we steeds vaker vragen van werkgevers over overmatig gsm-gebruik op de werkvloer. Het gaat dan niet over een dringend telefoontje. Wel over medewerkers die voortdurend hun gsm bovenhalen. Soms besteden ze zelfs meer aandacht aan hun scherm dan aan hun eigenlijke werk.
Herkenbaar in jouw onderneming? Dan is het tijd om duidelijke afspraken te maken.
Wat mag je als werkgever verwachten?
Tijdens de werkuren verwacht je terecht dat medewerkers zich concentreren op hun taken. Een persoonlijk berichtje hoeft niet meteen een probleem te vormen. Maar wanneer medewerkers voortdurend hun gsm controleren, heeft dat gevolgen.
Overmatig gsm-gebruik leidt tot productiviteitsverlies, concentratieproblemen en frustraties bij collega’s. Bij bepaalde werkzaamheden brengt het zelfs veiligheidsrisico’s met zich mee.
Als werkgever mag je grenzen stellen aan het privégebruik van de gsm. Het is wel belangrijk dat je medewerkers weten welke regels er gelden.
Maak duidelijke afspraken over gsm-gebruik
Een algemeen verbod is niet altijd nodig. Vaak volstaan duidelijke afspraken die aansluiten bij de dagelijkse werking van jouw onderneming.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties.
- Tijdens de werkuren bepaal je wanneer medewerkers hun persoonlijke gsm mogen gebruiken.
- Tijdens de pauzes spreek je af wanneer er ruimte is voor privéberichten en sociale media.
- Bij dringende situaties voorzie je een manier waarop medewerkers bereikbaar blijven voor hun gezin of familie.
- Bij risicovolle werkzaamheden leg je vast wanneer gsm-gebruik om veiligheidsredenen verboden is.
- Bij een gsm van de onderneming maak je duidelijke afspraken over het professioneel en privégebruik.
Zo weet iedereen wat je verwacht. Je vermijdt ook dat medewerkers de regels verschillend interpreteren.
Zet de afspraken op papier
Een mondelinge afspraak is snel gemaakt. Toch ontstaat er vaak discussie wanneer een medewerker zich er niet aan houdt.
Daarom adviseert BizPlus om de regels vast te leggen in een schriftelijke gsm-policy. Die kan eventueel als bijlage bij het arbeidsreglement worden opgenomen.
Daarin omschrijf je wat toegestaan is, welke beperkingen gelden en hoe je omgaat met overtredingen.
Let wel op. De regels moeten redelijk en proportioneel zijn. Wil je disciplinaire sancties opleggen? Dan moeten die correct in het arbeidsreglement opgenomen zijn. Hou ook rekening met de geldende procedures voor wijzigingen aan het arbeidsreglement.
Met duidelijke schriftelijke afspraken sta je als werkgever sterker wanneer er problemen ontstaan.
Neem de afspraken ook intern op
Een mondelinge afspraak is snel gemaakt. Toch ontstaat er vaak discussie wanneer een medewerker zich er niet aan houdt.
Daarom adviseert BizPlus om de regels vast te leggen in een schriftelijke gsm-policy. Die kan eventueel als bijlage bij het arbeidsreglement worden opgenomen.
Daarin omschrijf je wat toegestaan is, welke beperkingen gelden en hoe je omgaat met overtredingen.
Let wel op. De regels moeten redelijk en proportioneel zijn. Wil je disciplinaire sancties opleggen? Dan moeten die correct in het arbeidsreglement opgenomen zijn. Hou ook rekening met de geldende procedures voor wijzigingen aan het arbeidsreglement.
Met duidelijke schriftelijke afspraken sta je als werkgever sterker wanneer er problemen ontstaan.
Een medewerker houdt zich niet aan de afspraken. Wat nu?
Merk je dat een medewerker voortdurend met zijn gsm bezig is? Wacht dan niet tot andere collega’s zich beginnen te ergeren of het werk eronder lijdt.
Ga eerst het gesprek aan. Benoem concreet wat je hebt vastgesteld. Leg uit waarom het gedrag een probleem vormt en maak duidelijk wat je voortaan verwacht.
Verwijs daarbij naar de afspraken binnen jouw onderneming.
Blijft het probleem zich herhalen? Dan is een verdere opvolging aangewezen. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van de concrete situatie en de geldende afspraken.
Consequent optreden is belangrijk. Dezelfde regels moeten op een eerlijke manier worden toegepast.
Gedaan met discussies over gsm-gebruik? BizPlus staat voor je klaar.
Iedere onderneming werkt anders. Wat in een kantooromgeving aanvaardbaar is, vormt op een bouwwerf of in een productieomgeving misschien een ernstig veiligheidsrisico.
Daarom verdient ook het gsm-gebruik binnen jouw onderneming duidelijke afspraken op maat.
BizPlus begeleidt je bij het opstellen van een gsm-policy die rekening houdt met jouw medewerkers, de dagelijkse werking en de geldende sociale wetgeving.
Zo weet iedereen waar de grenzen liggen en sta je sterker wanneer je moet optreden.
Wil je duidelijke afspraken maken over gsm-gebruik op de werkvloer? Neem contact op met BizPlus en pak het professioneel aan.
