Het lijkt aanlokkelijk om een medewerker te ‘belonen’ met een kostenvergoeding. Een extra vergoeding vrij van belasting en RSZ bijdragen, 100% netto dus.
Toch denk je best tweemaal na, vooraleer je hiermee aan de slag gaat. Een kostenvergoeding ken je immers niet zomaar toe…
Voor de fiscus en de RSZ kan een kostenvergoeding enkel worden toegekend wanneer volgende 3 voorwaarden zijn vervuld:
- de kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
- de kosten zijn reëel;
- de juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.
Een administratief medewerker koopt vakliteratuur aan. Zijn werkgever betaalt deze kost terug aan de hand van het kasticket. Dit is een reële kostenvergoeding.
Een aantal kleine kosten zijn moeilijk bewijsbaar en mogen forfaitair worden geraamd. Bovendien bespaart een forfait heel wat bijkomende administratie.
Jouw medewerker maakt tijdens zijn job geregeld parkeerkosten; je kan maandelijks een forfait van 15 EUR toekennen als kostenvergoeding.
Voor de meest voorkomende kosten stelt de RSZ een onkostentabel ter beschikking. De hierin vermelde forfaits kan je dus toepassen, maar moet je nog steeds kunnen verantwoorden.
Bepaalde werkgevers durven wel eens creatief om te springen met kostenvergoedingen. Er worden hoge bedragen toegekend zonder deze te kunnen motiveren. Bij controle leidt dit onherroepelijk tot een herkwalificatie naar bruto loon met alle daaraan gekoppelde RSZ bijdragen.
Een kostenvergoeding van 350 EUR per maand, kost na regularisatie plots bijna 150 EUR meer. Over een rechtzetting van drie jaar loopt het kostenplaatje al op tot 5.400 EUR. Ook de medewerker zal deze 350 EUR in de toekomst gecompenseerd willen zien, maar wel als brutoloon welteverstaan.
Om kostenvergoedingen zorgeloos te kunnen toekennen, geven we graag enkele tips:
- zorg voor een duidelijke interne kostenstructuur; liefst per medewerkerscategorie
- maak een bijlage aan de arbeidsovereenkomst waarin je de kostenvergoeding verduidelijkt;
- Ken de kostenvergoeding consequent toe: geen toekenning tijdens periodes van schorsing.
Vragen, opmerkingen, hulp nodig? Contacteer de BizPlus hulplijn.
